If you prefer to read this article in English, please click here.
Microsoft Access adalah salah satu aplikasi di dalam Microsoft Office. Hampir semua orang menggunakan aplikasi Office pada komputernya, terutama yang berbasis Windows, misalnya Word untuk mengetik, Excel untuk menghitung atau membuat lembaran kerja (worksheet), dan PowerPoint untuk membuat presentasi. Access digunakan untuk menyimpan dan mengelola data secara database.
Namun mungkin hanya sedikit yang menggunakan Access karena ada persyaratan keahlian khusus yang tidak dimiliki oleh semua orang, yaitu pemahaman terhadap database.
Database memiliki aturan-aturan
Database mempunyai aturan sendiri karena harus menyimpan data secara efisien dan pengelolaannya melibatkan data dalam jumlah yang banyak. Ketika anda menjalankan Access, maka anda harus membuat file database terlebih dahulu dan objek table untuk menyimpan data. Hal ini berbeda ketika anda menjalan Word atau Excel, di mana anda tidak perlu membuat file terlebih dahulu dan bisa langsung mengetik atau memasukkan angka pada file yang masih kosong tanpa harus menyimpannya terlebih dahulu.
Access adalah sistem database dan tool pembuatan program aplikasi
Bagi mereka yang ingin menyimpan dan mengelola data secara database, Access adalah alat yang paling konvenien. Access bisa digunakan untuk menyimpan data (mempunyai sistem database sendiri), serta bisa digunakan untuk mengelola data bahkan dari sistem database lain. Access bisa digunakan untuk membuat program aplikasi karena sudah menyediakan objek-objek aplikasi (seperti query, form, report, macro, dan module).
Kelebihan Access dibandingkan dengan tool pemrograman lain
Banyak aplikasi yang dibuat dengan Access, dan tidak kalah dengan aplikasi yang dibuat dengan tool pemrograman yang lain.
Access bahkan memiliki beberapa kelebihan dibandingkan tool pemrograman lain, di antaranya adalah:
- Access mempunyai sistem database sendiri, sehingga bisa langsung menyimpan data, serta bisa menggunakan sistem database lain.
- Access sangat instan, sangat mudah membuat objek-objek database dan objek-objek aplikasi yang diperlukan.
- Aplikasi Access bisa langsung dijalankan (untuk mencobanya, atau bahkan untuk digunakan dalam pekerjaan) tanpa harus melengkapi seluruh objek aplikasinya terlebih dahulu.
- Access adalah produk Microsoft, sehingga sangat elegan dan mudah digunakan oleh pengguna karena familiar dengan produk-produk Microsoft yang lain.
Menginstal Access
Seperti telah disebutkan sebelumnya, Access adalah salah satu aplikasi dalam Office. Namun demikian, mungkin edisi Office anda tidak termasuk Access, atau pada waktu menginstal Office, anda tidak mengikutsertakan Access.
Anda perlu menginstall Access yang full-version agar bisa digunakan untuk membuat database atau membuat program aplikasi.
Jika Office anda tidak memiliki Access, anda bisa membeli Access secara terpisah.
Access hanya bisa diinstal pada sistem operasi Windows, tidak bisa diinstal pada sistem operasi lain seperti Android, Linux, iOS, dan lain-lain.
Access tersedia dalam versi 32 bit dan 64 bit. Anda hanya bisa menginstal versi bit yang sama dengan Office yang sudah terinstal pada komputer.
Saat ini Access sudah tersedia dalam versi 2021. Versi yang lainnya adalah 2007, 2010, 2013, 2016, 2019, dan 365 (cloud Office). Semakin baru versinya tentu semakin baik, namun anda tetap bisa menggunakan versi yang lama walaupun terdapat sedikit perbedaan.
Membuat aplikasi dengan Access
Membuat aplikasi tentu membutuhkan pengetahuan tentang aplikasi yang ingin dibuat serta cara-caranya. Pada instalasi Access biasanya sudah tersedia database template yang bisa digunakan untuk mulai membuat aplikasi, misalnya untuk membuat aplikasi Contact Management, maka anda bisa menggunakan template bernama “Contacts”.
Sebuah aplikasi membutuhkan objek table untuk menyimpan data, objek query untuk menarik data dari database, objek form untuk menampilkan data pada layar atau sebagai user interface, dan objek report untuk membuat format printout. Anda bisa menggunakan objek macro untuk memberi perintah tanpa menulis code program, dan objek module untuk menulis code program.
Anda tidak harus mengkompilasi program menjadi executable untuk menjalankannya, tetapi anda bisa menjalankan setiap objek secara langsung di dalam Access.
Menjalankan aplikasi Access
Jika anda mendapatkan aplikasi yang dibuat dengan Access, anda bisa langsung mendouble-click filenya pada Windows Explorer (sama seperti menjalankan program aplikasi lainnya). File aplikasi tersebut otomatis akan menjalankan Access.
Jika anda tidak memiliki Access yang full-version, anda bisa mendownload Access Runtime yang gratis dan legal dari situs Microsoft. Access Runtime ini hanya digunakan untuk menjalankan aplikasi Access, namun tidak bisa digunakan untuk membuat atau mengedit objek aplikasi.
Keamanan data dan aplikasi
Mungkin anda pernah mendengar perkataan orang bahwa database Access tidak aman atau semacam itu. Di sini saya informasikan kepada anda bahwa database Access itu adalah sebuah file, sama seperti file Word maupun Excel. File itu berada di tangan anda sendiri, dan keamanannya tentu menjadi tanggung jawab anda juga.
Anda bisa memasang password pada file Access, seperti pada file Word dan Excel juga. Semua itu terserah anda.
Namun bagi pengembang aplikasi Access, mereka sudah memiliki tata cara bagaimana mengamankan file database sehingga tidak bisa dibuka secara langsung, dan bagaimana mengamankan file aplikasi sehingga tidak diubah oleh orang lain.
Database Access untuk skala kecil
Database Access digolongkan ke dalam database desktop, sebagai oposit terhadap database server yang memang dirancang untuk mengelola database skala besar.
Ukuran file Access maksimum 2 GB per file, namun kita bisa mengakses banyak file sekaligus di dalam sebuah aplikasi. File berukuran 2 GB cukup untuk menampung transaksi pada sebuah toko privat selama 5-10 tahun.
Berdasarkan pengalaman, jika file database kita mencapai ukuran 1 GB, maka database tersebut sudah cukup besar dan sebaiknya menggunakan database server.
Namun aplikasi Access bisa mengelola data yang lebih besar, karena aplikasi Access bisa memanfaatkan database server sehingga ukuran database tidak terlalu menjadi masalah.
Aplikasi Access tidak bisa online
Umumnya pekerjaan kantor dilakukan melalui local area network (LAN). Hal ini karena semua resources yang diperlukan ada di dalam jaringan tersebut sehingga tidak membutuhkan koneksi melalui internet.
Menempatkan database di Internet cukup riskan karena mungkin saja diakses oleh orang lain dari seluruh dunia. Kita harus bisa menjaga database di server agar tidak dihack oleh orang lain.
Namun jika diperlukan, kita tetap bisa menempatkan database di server sementara aplikasi menggunakan Access. Ingat, Access bisa memanfaatkan sistem database server, di mana pun database server tersebut berada.
Jika isu online ini dimaksudkan untuk menjalankan aplikasi melalui web browser, sehingga tidak memerlukan instalasi Access pada client computer (serta aplikasi Access bisa dijalankan pada komputer non-Windows), maka hal itu bisa saja dilakukan. Kita bisa memasang aplikasi Access pada server yang terkoneksi ke Internet, lalu memberikan user hak akses terhadap server tersebut melalui web browser.
Mengapa harus Access?
Kita tentu saja bisa membuat aplikasi dengan berbagai macam tool yang ada, namun Access memberikan kemudahan di dalam pengembangan aplikasi tersebut. Dengan demikian, biaya pengembangan aplikasi menjadi lebih murah dengan kualitas yang tidak kalah dari aplikasi yang dibuat dengan tool lain.
Hal lain yang menjadi pertimbangan adalah kemudahan aplikasi Access untuk dimodifikasi jika situasi dan kondisi berubah, atau ada perubahan dalam sistem dan prosedur. Dunia kita sekarang sangat cepat berubah, lalu untuk apa kita membuat sesuatu yang hebat namun sulit untuk beradaptasi dengan perubahan?
Last but not least, Access hingga kini terus dikembangkan oleh Microsoft sehingga selalu mengikuti perkembangan teknologi terkini. Aplikasi yang dibuat dengan Access otomatis bisa mengikuti perkembangan dari Access tersebut, dengan hanya sedikit upaya untuk mengadaptasikannya.
Semoga artikel ini bermanfaat dan memberikan inspirasi bagi anda.
Jangan lupa memberi komen, karena komen anda adalah feedback bagi penulisnya.